Cómo elegir un sistema para generar tus DC-3

1. ¿La verificación sigue viva cuando dejas de pagar?

Una constancia que entregas hoy la va a escanear alguien —un inspector, el área de RH de otra empresa— dentro de dos o cinco años. Si para entonces el QR responde «no encontrada», el problema es tuyo y de tu cliente, no del proveedor.

Cómo comprobarlo: busca en las condiciones o en las preguntas frecuentes del proveedor qué pasa con la verificación al cancelar. Hay quien lo dice con todas sus letras: a partir de cierta fecha, las constancias dejan de estar disponibles para verificación.

Aquí: el verificador público no consulta tu plan; la verificación de lo ya emitido sigue activa aunque dejes de pagar, y está por escrito en el punto 8 de los términos.

2. ¿Imprime una «vigencia» en el DC-3?

La constancia DC-3 no vence: el Acuerdo de criterios administrativos en materia de capacitación (DOF 14/06/2013) no le fija caducidad. Un sistema que imprime una fecha de vencimiento en la constancia le añade un dato que la norma no contempla, y ese dato lo va a leer un inspector. Lo que sí tiene plazos es el reporte al SIRCE; los explicamos con la fuente en los plazos del DC-3 y el SIRCE.

Cómo comprobarlo: pide una constancia de muestra y busca en ella una «vigencia», «vence» o «válida hasta». Si la trae, pregunta con qué fundamento.

Aquí: la DC-3 sale con los campos del formato oficial y ninguno es una caducidad. Puedes ver una en qué es el DC-3.

3. ¿El archivo del SIRCE sale del mismo sistema, o lo armas aparte?

La DC-3 es una pieza: la capacitación también se reporta al SIRCE y se documenta con el DC-1 (comisión mixta) y el DC-2 (plan de capacitación). Si el sistema sólo llena la hoja, el resto del trámite lo recapturas a mano cada vez, y cada recaptura es una oportunidad de error.

Cómo comprobarlo: pregunta de dónde sale el archivo que subes al SIRCE. Si la respuesta es «lo llenas tú en la plantilla de la STPS», ya sabes cuánto trabajo te queda por mes.

Aquí: el archivo se genera desde tus mismas constancias con la estructura de la plantilla oficial del SIRCE, con un medidor de lo que falta por completar; el archivo está incluido desde el plan Cumplimiento. Subirlo al portal de la STPS sigue siendo un paso tuyo, con tu cuenta patronal.

4. ¿La constancia es verificable, o sólo trae un dibujo de QR?

Un QR que sólo abre una página no prueba nada: cualquiera puede editar un PDF y conservar el QR. Lo que da certeza antifraude es la firma digital: al verificar, el sistema debe confirmar que el contenido no fue alterado desde su emisión.

Cómo comprobarlo: con una constancia de prueba, edita el PDF (cambia un nombre) y vuelve a verificarlo. Si el sistema no se da cuenta, el QR era sólo un enlace.

Aquí: verificar un DC-3 acepta el folio o el QR, y verificar un documento acepta el PDF arrastrado y comprueba su firma. Si además el emisor está dado de alta como agente capacitador externo y su registro se pudo cotejar con la STPS, lo indica.

5. ¿Valida los datos antes de emitir?

Una CURP con un carácter mal atribuye la constancia a otra persona; un catálogo mal elegido te rebota en el SIRCE. Busca validación de CURP y RFC con dígito verificador antes de emitir, no errores descubiertos en la inspección.

Cómo comprobarlo: captura una CURP con un dígito cambiado. Un sistema que la acepta sin avisar va a imprimirla igual en un documento oficial.

6. ¿Qué pasa con un Excel que trae errores?

Si capacitas grupos, el archivo con la lista es tu herramienta diaria, y ningún archivo llega perfecto.

Cómo comprobarlo: sube un archivo con un error a propósito en una fila. ¿Te dice qué fila falló y por qué, y te deja corregir sólo esa, o rechaza el archivo completo? ¿Puedes validar sin emitir nada?

Aquí: «Solo validar» revisa el archivo sin emitir y da un veredicto por fila; después corriges las filas fallidas sin duplicar las que ya salieron bien. Lo ves en generar constancias DC-3.

7. ¿Tus clientes se atienden solos?

Si eres despacho o agente externo, cada constancia que tu cliente te pide por correo es tiempo tuyo. Un portal por empresa —donde tu cliente descarga y verifica sus propias constancias— convierte ese soporte en autoservicio.

Cómo comprobarlo: pregunta si la liga del portal lleva PIN, si vence y si puedes revocarla, y de quién es la marca que ve tu cliente.

Aquí: en los planes que lo incluyen, el portal lleva PIN, vigencia y revocación, y la marca que ve tu cliente es la tuya: las constancias salen sin nuestro sello.

8. ¿Cuándo se actualizó por última vez?

La normativa de capacitación se movió en 2026: desapareció, por ejemplo, el trámite DC-5 del registro de agentes externos. Un sistema que no ha cambiado en años difícilmente lo reflejó, y el formato que imprime hoy puede ser el de entonces.

Cómo comprobarlo: mira el año del pie de página, si publica novedades o cambios, y si su contenido cita fuentes oficiales (DOF, gob.mx) o sólo afirma.

Aquí: la Biblioteca de cumplimiento cita la fuente de cada afirmación, y esta guía lleva su fecha de última actualización arriba, junto al título.

9. ¿Qué pasa con tu dinero y con tus datos al terminar?

Pagar por constancia parece barato hasta que emites cientos al mes; una suscripción parece cara hasta que sumas el tiempo del trámite completo. Compara el costo del trámite completo por mes (constancias + SIRCE + DC-1/2 + tu tiempo), no el precio por hoja. Y lee la letra chica: permanencia, cargos automáticos, si puedes exportar tus datos, y si te dan factura.

Cómo comprobarlo: pregunta cómo se cancela y qué conservas después; pide que te lo enseñen por escrito.

Aquí: sin permanencia ni cargos automáticos —cancelar es no volver a pagar—, tus PDF y tu lista se exportan, y lo que hoy no ofrecemos (como la factura electrónica) está escrito en precios y en los términos antes de que pagues.

La prueba de fuego

Antes de decidir, haz el ciclo completo en el sistema que evalúes: emite una constancia real, escanea su QR, edita el PDF y vuelve a verificarlo, genera el archivo SIRCE y descarga el DC-1 y el DC-2. Lo que no puedas hacer en esa prueba, lo harás a mano todos los meses.

Las preguntas, para llevar

• ¿Mis constancias se siguen verificando si dejo de pagar? ¿Dónde lo dice por escrito?
• ¿La constancia imprime alguna «vigencia»? ¿Con qué fundamento?
• ¿El archivo del SIRCE sale de mis mismas constancias, o lo lleno aparte?
• Si edito el PDF, ¿el verificador se da cuenta?
• ¿Valida CURP y RFC con dígito verificador antes de emitir?
• Con un Excel con errores, ¿me dice qué fila y me deja corregir sólo esa?
• ¿Hay portal para mis clientes? ¿Con PIN, vigencia y mi marca?
• ¿Cuándo se actualizó por última vez? ¿Cita fuentes oficiales?
• ¿Cómo cancelo, qué conservo y me dan factura?